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OFFRE D'EMPLOI - SECRÉTAIRE DE DIRECTION, DIRECTION GÉNÉRALE

1er novembre 2018
La Fondation de la faune du Québec a pour mission de promouvoir la conservation et la mise en valeur de la faune et de son habitat au Québec.

Nous recherchons une personne dynamique pour soutenir l’équipe de la direction générale dans ses opérations.

MANDAT GÉNÉRAL
Sous l’autorité du président-directeur général, la personne titulaire du poste occupe les fonctions de secrétaire de direction. À ce titre, elle assume des tâches reliées au secrétariat, à la gestion des appels, à la coordination des activités de secrétariat, ainsi qu’à la gestion de la documentation. Elle travaille en soutien à l’équipe en place.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
À titre de secrétaire du président-directeur général et du directeur des affaires administratives et secrétaire général (65 %).
  • Rédige et saisit notes, courriels et correspondances diverses.
  • Gère la correspondance et en assure le suivi.
  • Planifie les déplacements et prépare les notes de frais du président-directeur général selon les règles applicables, etc.
  • Filtre et fait les appels téléphoniques, tient à jour l’agenda du président-directeur général.
  • Assure la gestion des documents qui requièrent la signature du président-directeur général : vérification, transmission et classement.
  • Prépare les dossiers et les documents requis pour les rencontres du président-directeur général.
  • Organise les réunions du conseil d'administration et de ses comités :
              - consultation des agendas pour la tenue des réunions ;
              - gestion de la logistique ;
              - préparation des documents requis (saisie de textes, révision
                linguistique, mise en pages, envois, photocopies, etc.) ;
              - transcription et conservation des procès-verbaux.
  • Organise et assiste aux réunions du comité de gestion à titre de secrétaire, rédige les comptes rendus et assure le suivi des décisions.

À titre de responsable de la gestion documentaire (15 %)
  • Agit comme répondante auprès de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ).
  • Effectue les activités nécessaires se rapportant au dépôt et à la mise à jour du calendrier de conservation auprès de (BAnQ), versement des documents à BAnQ, etc.
  • Assure le maintien et l’application du système de classement selon les normes en vigueur, effectue la mise à jour du plan de classification et participe à son amélioration.
  • Réalise les activités nécessaires à la gestion des documents sous sa responsabilité (classification, enregistrement dans l’outil de gestion documentaire, ouverture et fermeture des dossiers, épuration, déclassement, archivage, destruction, etc.).
  • Assiste les utilisateurs dans l’utilisation de l’outil de gestion documentaire mis à leur disposition et dans l’application des normes et procédures préétablies.

Coordination des activités de secrétariat (15 %)
  • Assure, auprès des adjointes, la coordination des activités de secrétariat, telles que :
             - application des normes de l’Office de la langue française dans les
                bases de données et dans toutes les communications écrites ;
             - procédures de saisie et organisation des informations à l’intérieur
               des outils de gestion documentaire et de gestion de la relation client.
  • Assume la responsabilité de la révision linguistique et visuelle finale des documents destinés à l’externe.

Collaboration au développement de l’organisation (5 %)

  • Participe aux réunions et activités pertinentes à sa fonction.
  • Apporte une collaboration aux collègues de travail.
  • Collabore aux procédures administratives de l’organisation.
  • Maintient à jour ses connaissances.

PROFIL RECHERCHÉ
  • Détentrice d’un DEP en secrétariat possédant au moins 8 ans d’expérience.
  • Maîtrise du français parlé et écrit.
  • Bonne connaissance des exigences reliées à la gestion documentaire dans un contexte de reddition de comptes.
  • Confidentialité et discrétion.
  • Bon sens des responsabilités, de l’organisation et de la planification.
  • Débrouillardise, curiosité. 
  • Jugement, tact et diplomatie.
  • Rigueur.
  • Efficacité.
  • Entregent.
  • Capacité d’apprentissage.
  • Bonnes connaissances de la suite Microsoft Office.
  • À l’aise avec les technologies.

CONDITIONS DE TRAVAIL
  • Sentiment d’appartenance élevé auprès des employés.
  • Milieu stimulant et équipe des plus dédiée.
  • Ambiance amicale.
  • Des défis professionnels stimulants pour une personne dynamique.
  • Lieu de travail : bureaux de la Fondation de la faune du Québec.
  • Échelle salariale : de 46 635 $ à 53 368 $ selon expérience.
  • Accès à une gamme complète d’avantages sociaux.
  • Date prévue d’entrée en fonction : novembre 2018.

Nous remercions toutes les personnes qui répondront à cette invitation. Seules les personnes retenues à la suite d’une présélection seront contactées. La Fondation souscrit aux mesures d’équité en matière d’emploi.

Les personnes qualifiées et intéressées sont invitées à faire parvenir leur lettre de motivation et leur curriculum vitae le plus rapidement possible.

Vous êtes priés de postuler en ligne sur le site de Groupe Perspective ou faire parvenir votre curriculum vitae à :
Madame Katie Lévesque
Conseillère principale - Cadres et professionnels
Groupe Perspective
klevesque@groupeperspective.com
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