La protection des renseignements personnels au sein de la Fondation de la faune du Québec
La Fondation de la faune du Québec reconnaît l’importance de la confidentialité et de la sensibilité des renseignements personnels qu’elle recueille par le biais de son site Web ou de toute autre plateforme utilisée pour présenter son offre de services.
La Fondation de la faune du Québec a adopté une Politique sur la protection des renseignements personnels, l’applique dans le cours de ses affaires, et a désigné, conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (la « Loi sur l’accès ») une personne responsable de la protection des renseignements personnels et de la vie privée au sein de son organisation. Elle a également adopté une Politique de confidentialité, ainsi qu’un plan de gestion des incidents de confidentialité.
La collecte des renseignements personnels et les moyens
Dans le cours normal de ses activités et dans le cadre de ses affaires, de ses levées de fonds et de sa prestation de services, la Fondation de la faune du Québec collecte certains renseignements personnels nécessaires à ces fins ou à toute autre fin compatible si les critères de la Loi sur l’accès et des autres lois et règlements applicables en matière de protection des renseignements personnels sont rencontrés et toute autre loi applicable au domaine d’activités de l’organisation.
Des renseignements personnels peuvent également être collectés par la Fondation de la faune du Québec dans un contexte d’emploi, de connaissance de sa clientèle et de ses donateurs, de recouvrement, de consultation et de relations d’affaires.
Les renseignements personnels collectés par la Fondation de la faune du Québec peuvent notamment être relatifs à l’identité, aux coordonnées, à la santé, à la situation sociale ou familiale, à l’emploi, au recrutement, à l’information financière, à la formation ou à l’éducation des individus concernés, selon la nature de la relation entre ces derniers et la Fondation de la faune du Québec. Des pièces d’identité comprenant des renseignements personnels pourraient également être collectées par la Fondation de la faune du Québec.
La Fondation de la faune du Québec veille à ce que les personnes concernées par ces renseignements personnels collectés soient avisés de leur collecte et à ce qu’elles comprennent les fins de cette collecte.
Il est possible que la Fondation de la faune du Québec recueille des renseignements personnels en ayant recours à une technologie comprenant des fonctions permettant d’identifier, de localiser ou d’effectuer un profilage d’un individu. Dans un tel cas, un consentement conforme à la Loi sur l’accès sera demandé à la personne concernée. Des renseignements sur l’utilisation du site Web du Fondation de la faune du Québec et d’autres renseignements techniques ou sur l’interaction du visiteur du site Web peuvent être recueillis.
Il est aussi possible que la Fondation de la faune du Québec recueille des renseignements personnels par des tiers qui sont ses partenaires, notamment dans le cadre de l’émission de permis de pêche du programme Pêche en herbe. Dans ce cas, le tiers doit s’assurer d’avoir obtenu le consentement de la personne concernée et de l’avoir avisée de cette communication, au préalable.
Finalité de la collecte et moyens par lesquels nous les recueillons
Les renseignements personnels recueillis par la Fondation de la faune du Québec servent dans le cadre de la fourniture de ses services éducatifs et, dans certains cas, pour répondre à des obligations juridiques qui découlent notamment de la Loi sur l’accès. Les renseignements personnels qui sont recueillis par la Fondation de la faune du Québec peuvent être également requis afin de lui permettre de rencontrer ses obligations contractuelles envers sa clientèle et d’autres tiers.
Utilisation et communication des renseignements
Il peut arriver que la Fondation de la faune du Québec communique des renseignements personnels qu’elle détient à des tiers, notamment à des entreprises qui agissent en sous-traitance pour elle ou à titre de fournisseur de services. Ces tiers peuvent, dans certains cas, se trouver hors de la province de Québec de sorte que les renseignements personnels que la Fondation de la faune du Québec collecte et détient peuvent se situer dans un endroit ayant un régime juridique applicable différent de celui du Québec.
Les contrats que la Fondation de la faune du Québec conclut avec des tiers exigent d’eux qu’ils préservent la confidentialité des renseignements personnels et prévoient, notamment, l’obligation de ceux-ci à respecter le cadre juridique applicable à la Fondation de la faune du Québec en matière de protection des renseignements personnels et de la vie privée.
Sous réserve d’une exception prévue à la Loi sur l’accès, un consentement sera demandé aux personnes concernées par les renseignements personnels si la Fondation de la faune du Québec devait communiquer à des tiers des renseignements personnels qui ne sont pas en lien avec ses opérations courantes et ses activités ou qui ne sont pas compatibles avec les fins pour lesquelles ils ont été recueillis.
Il est également possible que la Fondation de la faune du Québec communique certains renseignements personnels qu’elle détient dans le cadre d’une transaction commerciale ou dans d’autres cas prévus à la Loi. Advenant que les circonstances de la communication font en sorte que la Fondation de la faune du Québec n’ait pas à demander le consentement des personnes concernés par les renseignements personnels, elle respectera les exigences de la Loi sur l’accès pour procéder à telle communication.
Également, La Fondation de la faune du Québec peut être tenu de communiquer certains renseignements personnels qu’elle détient à des autorités gouvernementales ou des organismes chargés d’appliquer des lois.
Durée de conservation et mesures de sécurité
Sauf autorisation ou exigence des lois applicables, la Fondation de la faune du Québec ne conserve vos renseignements personnels que le temps nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles nous elle les a collectées, y compris aux fins de satisfaire aux exigences légales, comptables ou en matière d’avis aux instances gouvernementales appropriées.
Lorsque l’utilisation prévue est terminée, vos renseignements personnels sont détruits, supprimés ou anonymisés, sauf si la loi l’oblige à les conserver. Les renseignements anonymisés ne permettent plus de vous identifier.
La Fondation de la faune du Québec met en place des mécanismes de sécurité rigoureux pour protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol et contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés.
Les sous-traitants ayant accès aux renseignements personnels dont la Fondation de la faune du Québec a la garde ou le contrôle seront informés de la présente politique et des autres politiques et processus applicables pour assurer la sécurité et la protection des renseignements personnels. Tous les sous-traitants devront accepter de se conformer aux politiques et aux processus et aux lois avant de commencer leur mandat pour la Fondation de la faune du Québec.
Outils et activités de formation et de sensibilisation des membres du personnel
La Fondation de la faune du Québec se préoccupe du traitement des renseignements personnels par les membres de son équipe. Voici le calendrier des activités de formation et de sensibilisation du personnel : À ce jour aucune formation des employés n’a été faite.
| Date | Titre de la formation ou de l’activité de sensibilisation | Employé ciblé | Nom du dispenseur ou support utilisé |
Accès, rectification – Retrait du consentement –
Vous pouvez consulter les renseignements que nous détenons à votre sujet. Si vous y constatez des erreurs, vous pouvez nous demander de les corriger.
Vous pouvez également retirer votre consentement à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels ou encore porter plainte quant à la protection de vos renseignements personnels.
Pour exercer vos droits, contactez-nous par courriel ou par la poste aux coordonnées indiquées au bas de cette page.
Plainte à l’égard de vos renseignements personnels
La personne qui croit que ses propres renseignements personnels ou que ceux d’une autre personne ont fait l’objet :
- d’un accès non autorisé par la Loi;
- d’une utilisation non autorisée par la Loi;
- d’une communication non autorisée par la Loi;
- d’une perte ou de toute autre atteinte aux protections prévues à la Loi
est invitée à formuler sa plainte par écrit au Responsable de la protection des renseignements personnels identifiée ci-après.
Mylène Bergeron
Directrice aux communications et à la collecte de fonds
418-644-7926 ext.: 135
mylene.bergeron@fondationdelafaune.qc.ca
La plainte doit comprendre les détails pertinents, à savoir le renseignement personnel visé, le contexte, le préjudice potentiel ou réel subi ou qu’il pourrait subir, ainsi que les dates pertinentes. Les détails de l’incident rapporté doivent être décrits avec autant de précision que possible, pour qu’une intervention puisse être réalisée rapidement.
Tout employé qui serait saisi d’une plainte sait devoir la transmettre, dès sa réception, au Responsable de la protection des renseignements personnels.
Dès la réception d’une plainte, l’Organisme respecte sa procédure interne de traitement des plaintes, afin de traiter la plainte de façon équitable.
Sécurité des transactions
La Fondation de la faune du Québec utilise les services de Netbanx pour les dons en ligne. Toutes les transactions effectuées à partir du formulaire figurant sur le site Netbanx de Paysafe sont sécurisées par le protocole « Transport Layer Security (TLS) ». Tous les renseignements personnels transmis au moment de votre transaction, y compris votre numéro de carte de crédit, sont soumis au chiffrement. Le sceau Entrust, un petit cadenas verrouillé qui figure au bas de la fenêtre du navigateur ainsi que l’adresse URL commençant par « https » plutôt que « http » vous indiquent que la page où vous effectuez vos transactions est protégée.
Paysafe est un partenaire accrédité de Desjardins. Netbanx est soumis à la norme « Data Security Standard » (DSS) de Payment Card Industry (PCI) en matière de sécurité des données. Selon les termes de cette norme, les commerçants et les prestataires de services stockant, traitant ou transmettant des données de titulaire de carte et des données bancaires doivent répondre à un ensemble strict d’exigences.
Nous vous rappelons qu’il est de la responsabilité de l’internaute de vider la mémoire cache de son fureteur après chaque transaction. Ceci constitue une pratique sécuritaire dans les transactions par Internet.
Liens avec les tiers
Nous offrons des liens vers d’autres sites que celui de la Fondation de la faune du Québec. Nous n’exerçons aucun contrôle sur ces sites et nous n’assumons aucune responsabilité quant aux contenus de ces sites et à l’utilisation qui peut en être faite. C’est pourquoi nous vous invitons à prendre connaissance des politiques de sécurité et de confidentialité des renseignements personnels de ces sites.