La Fondation de la faune du Québec est une organisation vouée à la conservation et à la mise en valeur de la faune et de ses habitats.

Nous recherchons une personne fournissant une prestation de travail de qualité, rigoureuse et efficace pour soutenir l’équipe de la Fondation dans la mise en œuvre de son programme Pêche en herbe.

Mandat général

Sous l’autorité de la directrice des programmes, et en étroite collaboration avec le gestionnaire responsable du programme Pêche en herbe, la personne titulaire de l’emploi assume des tâches reliées aux demandes d’aide financière du programme Pêche en herbe, à la saisie des informations des projets présentés dans les bases de données et au suivi administratif des projets.

Une journée par semaine est dédié à la direction des affaires administrative et secrétariat général à titre d’aide au classement de documents.

Principales fonctions

À titre d’adjointe administrative au programme Pêche en herbe et comme membre de l’équipe de la direction des programmes, vos tâches consisteront à :

Assurer le traitement clérical et administratif des demandes liées au programme Pêche en herbe :

  • Recevoir les demandes Pêche en herbe, saisir les informations dans la base de données et les analyser en fonction des critères établis ;
  • Assurer le suivi des demandes (envois d’accusés de réception, de lettres par courrier ou par courriel, mise à jour d’adresses, etc.) ;
  • Recevoir les demandes d’information, rechercher les informations requises et communiquer avec les demandeurs afin d’y répondre adéquatement ;
  • Assurer le suivi administratif des décisions relatives au soutien financier des projets, ainsi que de l’attribution et la gestion du matériel (c.-à-d. certificats, guides, communiqués de presse, etc.) auprès des promoteurs, des fournisseurs et des partenaires ;
  • Assurer le suivi des projets (réception des rapports, des documents complémentaires, du retour de matériel, etc.) ;
  • Participer à la promotion du programme Pêche en herbe lors d’activités avec des partenaires ;
  • Assurer la gestion documentaire des dossiers du programme Pêche en herbe selon les normes et les directives en vigueur de la Fondation ;
  • Collaborer avec le gestionnaire responsable du programme Pêche en herbe pour la révision annuelle des documents liés au programme, ainsi que pour la gestion des ententes spéciales et des contrats avec les partenaires, la reddition de compte du programme, la commande de matériel et le suivi auprès des fournisseurs.

Soutenir la Direction dans le suivi d’autres programmes :

  • Apporter du soutien technique (logistique) et collaborer avec les adjointes aux programmes dans la gestion des autres programmes d’aide : envois de documents, de lettres, d’accusés de réception par courrier ou par courriel, photocopies, mise à jour d’adresses, intégrations de projets, etc.

Collaborer activement à la Direction des programmes :

  • Participer aux réunions et activités pertinentes à sa fonction ;
  • Apporter du soutien et collaborer avec les collègues de travail ;
  • Participer à l’élaboration et à la mise à jour des procédures de l’organisation ;
  • Maintenir à jour ses connaissances et ouverture pour le développement de ses compétences.
Une journée par semaine, vous collaborerez avec la Direction des affaires administratives et secrétariat général et votre rôle consistera à :
  • Procéder au classement et déclassement de documents conformément aux normes et procédures de gestion documentaire en vigueur, selon les priorités et les besoins de la direction.

Profil recherché

  • Vous possédez un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou une attestation d’études collégiales (AEC) en bureautique ou une formation équivalente reliée aux tâches ;
  • Vous possédez un minimum de deux ans d’expérience pertinentes à l’emploi ;
  • Vous êtes animée par le dynamisme, la rigueur, le sens de l’organisation ;
  • Vous possédez un excellent français, tant à l’oral et écrit ;
  • Vous maîtrisez les logiciels de la suite Microsoft Office ;
  • Vous avez de l’expérience avec des bases de données ;
  • Vous êtes autonome, et capable de prendre des initiatives dans votre champ de compétence et de proposer des solutions à valeur ajoutée ;
  • Vous êtes diplomate et la courtoisie fait partie de votre personnalité ;
  • Vous avez de bonnes habiletés relationnelles et appréciez le travail d’équipe.

Conditions de travail

  • Il s’agit d’un poste de niveau secrétariat, régulier, à 28 heures semaine, du lundi au vendredi ;
  • Nous offrons un milieu de travail stimulant et nous sommes une équipe dédiée à la mission de l’organisation ;
  • La Fondation offre un régime complet d’avantages sociaux : assurances collectives, régime de retraite du gouvernement (RREGOP), programme d’aide aux employés (PAE), l’accès à la télémédecine, nous offrons un soutien financier à la pratique d’activités physiques et sportives ;
  • Lieu de travail : télétravail et bureaux de la Fondation de la faune à Québec ;
  • Échelle salariale à déterminer en fonction de l’expérience de la personne retenue;
  • Date prévue d’entrée en fonction : mars 2022.

Le défi vous intéresse ? Faites-nous parvenir une lettre expliquant en quoi ce poste et la Fondation vous intéressent, et pourquoi nous devrions retenir votre candidature, accompagnée de votre curriculum vitae au plus tard le 6 février 2022 à l’intention d’Annabelle Avery, directrice des programmes à : rh@fondationdelafaune.qc.ca.

Pour toutes questions sur le processus de dotation, veuillez contacter Marie Josée Biédron, coordonnatrice des dossiers administratifs : marie-josee.biedron@fondationdelafaune.qc.ca.

Nous remercions toutes les personnes qui répondront à cette invitation, seules celles retenues à la suite d’une présélection seront contactées. La Fondation souscrit aux mesures d’équité en matière d’emploi.