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OFFRE D'EMPLOI - ADJOINTE ADMINISTRATIVE, COLLECTE DE FONDS

4 décembre 2018
MANDAT GÉNÉRAL
Sous l’autorité de la direction des communications et de la collecte de fonds, et en étroite collaboration avec ses collègues de travail, la titulaire du poste assiste et soutient l’équipe de la Fondation par l’offre de services efficaces et fiables, dans un souci d’amélioration continue.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
1. Soutien secrétariat à l’équipe de la collecte de fonds (75 %)
  • Met à jour de façon continuelle les contacts de la Fondation dans les bases de données appropriées.
  • Soutient et participe à l’organisation des activités-bénéfice (encan et soirée-bénéfice) et de toutes autres activités de collecte de fonds de la Fondation : établissement de listes d’invités, envoi des invitations, tenue de fichiers, réponse aux demandes de renseignements, inscriptions, réservations, logistique, facturation, accueil sur place, préparation et emballage du matériel, etc.
  • Soutient et participe à l’organisation des campagnes de marketing direct (appel aux dons, reddition de compte, etc.) : tenue de fichiers, saisie des données, suivi des ententes de dons mensuels, émission de reçus fiscaux et collaboration aux activités de communication avec les donateurs (envoi de documents).
  • Partage son expertise avec l’équipe afin d’assurer le maintien des procédures récurrentes, en assurer la qualité, maintenir et améliorer les procédures techniques et administratives liées aux activités de collecte de fonds et aux activités-bénéfice.
  • Collaboration à la mise en place de fichiers concernant les donateurs, les participants et les membres, assure la mise à jour et la saisie d’informations, produit des rapports statistiques selon les modèles établis.
  • Assure la gestion documentaire des dossiers de la collecte de fonds (ouverture, fermeture, épuration, déclassement des dossiers, enregistrement dans le fichier « Classement »), en collaboration avec l’équipe administrative, selon le plan de classification et le calendrier de conservation en vigueur (papier et serveur

2. Soutien secrétariat à l’équipe de la Fondation (20 %)
  • Reçoit les appels téléphoniques, accueille les partenaires et les visiteurs, répond aux demandes de renseignements généraux, achemine des demandes particulières aux personnes-ressources.
  • Gère, trie et distribue le courrier postal ou électronique et les envois divers par messagerie. 
  • Exécute les fonctions relatives au secrétariat (traitement de texte, mise en pages, corrections, envois, photocopies, contrats, etc.).
  • Assure le maintien du photocopieur, de la timbreuse et gère les lieux d’entreposage.
  • Fait circuler et classe les documents d’intérêt général à l’ensemble des employés.
  • Soutient de temps à autre les autres membres de l’équipe, selon les besoins.
  • Prépare et distribue une revue de presse électronique.
  • Gère les reproductions de la Fondation pour encadrement, expédition et entreposage.
  • Gère la papeterie (cartes d’affaires, enveloppe, pochettes, papier en tête, etc.).
  • Soutient le président-directeur général en l’absence de la secrétaire de direction.
  • Assure la gestion documentaire des dossiers des communications (ouverture, fermeture, épuration, déclassement des dossiers, enregistrement dans le fichier « Classement »), en collaboration avec l’adjointe aux communications, selon le plan de classification et le calendrier de conservation en vigueur (papier et serveur). 
  • Exécute toutes tâches connexes qui lui sont confiées par son supérieur, dans le cadre de ses fonctions de secrétaire.

3. Collaboration au développement de l’organisation (5 %)

  • Participe aux réunions et activités pertinentes à sa fonction.
  • Apporte une collaboration aux collègues de travail.
  • Collabore aux procédures administratives de l’organisation.
  • Maintient ses compétences et ses connaissances à jour dans son champ d’expertise.

PROFIL RECHERCHÉ
  • Détentrice d’un DEP en secrétariat possédant de 3 à 5 ans d’expérience.
  • Excellent français parlé et écrit.
  • Souplesse, polyvalence et adaptabilité.
  • Débrouillardise, initiative, autonomie. 
  • Rigueur.
  • Entregent et diplomatie.
  • Capacité d’apprentissage.
  • Bonnes connaissances de la suite Microsoft Office.
  • Connaissance du monde la philanthropie (un atout).
  • Connaissance du logiciel Prodon (un atout).
  • À l’aise avec les technologies.

CONDITIONS DE TRAVAIL

  • Sentiment d’appartenance élevé auprès des employés.
  • Milieu stimulant et équipe des plus dédiée.
  • Ambiance amicale.
  • Des défis professionnels stimulants pour une personne dynamique.
  • Lieu de travail : bureaux de la Fondation de la faune du Québec.
  • Échelle salariale : de 35 101 $ à 44 507 $ selon expérience.
  • Accès à une gamme complète d’avantages sociaux.
  • Date prévue d’entrée en fonction : décembre 2018.

Nous remercions toutes les personnes qui répondront à cette invitation. Seules les personnes retenues à la suite d’une présélection seront contactées. La Fondation souscrit aux mesures d’équité en matière d’emploi.

Les personnes qualifiées et intéressées sont invitées à faire parvenir leur lettre de motivation et leur curriculum vitae le plus rapidement possible.

Vous êtes priés de postuler en ligne sur le site de Groupe Perspective ou faire parvenir votre curriculum vitae à :
Madame Katie Lévesque
Conseillère principale - Cadres et professionnels
Groupe Perspective
klevesque@groupeperspective.com
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