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ADJOINT, ADJOINTE AUX INITIATIVES FAUNIQUES

11 septembre 2019

Mandat général

Sous l’autorité de la personne occupant la direction des affaires administratives, la personne titulaire du poste d’adjoint(e) aux initiatives fauniques assume des tâches reliées à la gestion de la réception et de l’intégration des demandes d’aide financière pour les différents programmes de la Fondation, au secrétariat général ainsi qu’à la gestion documentaire. La personne occupant le poste travaille dans un souci d’amélioration de la Fondation. Elle travaille également en collaboration avec la direction des communications et de la collecte de fonds ainsi qu’avec la direction des affaires administratives.

Principales responsabilités
1. Soutien aux suivis des projets fauniques (65 %)

  • Intègre les informations des demandes d’aide financière dans la base de données de la Fondation.
  • Met en forme les contrats des projets, assure les corrections, les sorties finales ainsi que la gestion des suivis des signatures des contrats.
  • Effectue la saisie des rapports d’évaluation, des lettres d’acceptation ou de refus, des accusés de réception concernant les demandes d'aide financière, des documents nécessaires aux réunions des comités externes des programmes et la compilation d’informations juridiques des projets de protection de milieux naturels.
  • Participe aux réunions du comité des initiatives fauniques, rédige les comptes rendus et les transmet à tous les membres de l’équipe des initiatives fauniques.
  • Assure la gestion documentaire des dossiers de la direction des initiatives fauniques (6000) associés à la protection et aux projets des initiatives fauniques – ouverture, fermeture, épuration, déclassement des dossiers, enregistrement dans la base de données de la Fondation selon les normes et les directives en vigueur.


2. Activité de secrétariat (20 %)

  • Assure les suivis administratif et juridique pour l’ensemble des dossiers sous la responsabilité des coordonnateurs(trices) de projets, dont le suivi auprès des professionnels du domaine juridique.
  • Fournit le soutien général : envois de documents, de lettres, d’accusés de réception par courrier ou par courriel, photocopies, mise à jour d’adresses, organisation de réunions, réservation de salle, location de voiture, etc.
  • Diffuse l'information de base pour tous les programmes d’aide financière pour lesquels la personne titulaire agit à titre d’adjointe administrative.

 
3. Collaboration aux autres directions de l’organisation (selon les besoins) (15 %)

  • Saisit des informations dans les bases de données de la Fondation.
  • Soutient la gestion documentaire de la Fondation.
  • Prépare des documents en lien avec des activités de promotion de l’organisation.
  • Participe, au besoin, aux réunions et activités pertinentes à sa fonction.
  • Apporte une collaboration aux collègues de travail.
  • Collabore aux procédures administratives de l’organisation.
  • Maintient à jour ses connaissances


Profil recherché

  • DEP en secrétariat possédant de 1 à 5 ans d’expérience.
  • Bon sens de l’organisation, tact et diplomatie.
  • Capacité de travailler en équipe.
  • Méthodique et rigoureuse.
  • Débrouillarde.
  • Faire preuve de souplesse, de polyvalence et d’adaptabilité.
  • Bonne qualité du français exigée.
  • Autonomie, sens de l’initiative.
  • À l’aise avec des bases de données.
  • Bonnes connaissances de la suite Microsoft Office.


Conditions de travail

  • Poste permanent.
  • Accès au régime de retraite du personnel du gouvernement et des organismes publics.
  • Lieu de travail : bureaux de la Fondation de la faune à Québec.
  • Échelle salariale : de 35 668 $ à 45 658 $ (selon expérience).
  • Journées de maladie monnayables si non utilisées.
  • 20 jours de vacances par année.
  • Date prévue d’entrée en fonction : dès que possible.


Nous remercions toutes les personnes qui répondront à cette invitation. Seules les personnes retenues à la suite d’une présélection seront contactées. La Fondation souscrit aux mesures d’équité en matière d’emploi.


Les personnes candidates qualifiées et intéressées sont invitées à faire parvenir leur lettre de motivation et leur curriculum vitae le plus rapidement possible.

Vous êtes priés de postuler en ligne sur le site de Groupe Perspective (http://www.groupeperspective.com) ou faire parvenir votre curriculum vitae à :

Madame Katie Lévesque
Conseillère principale - Cadres et professionnels
Groupe Perspective
klevesque@groupeperspective.com

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